Ce qui entre dans l’IA, et ce qui reste dehors.

Avant d’installer quoi que ce soit, on décide ensemble de ce qui n’entre jamais dans l’IA. Le résultat tient sur une carte à trois feux, que vous gardez.

Interdit
Sous conditions
Libre

Trois feux, une seule question : cette donnée peut-elle passer par l’IA ?

Interdit

La donnée ne passe jamais par un outil d’IA, quel que soit le forfait ou le fournisseur.

Mots de passe, codes de sécurité, clés d’accès: Pourquoi : Un secret vu par un modèle peut être copié dans un historique ou une sauvegarde. La seule réparation est de le changer.
Numéros d’assurance sociale, de passeport ou de permis: Pourquoi : Identifiants permanents, utiles à la fraude d’identité. Renseignements sensibles au sens de la Loi 25.
Cartes de paiement et comptes bancaires de tiers: Pourquoi : Aucune utilité pour l’IA. Quatre derniers chiffres au plus.
Renseignements de santé de toute personne: Pourquoi : Renseignements sensibles : une fuite cause un préjudice sérieux.
Paie nominative : bulletins, retenues, salaire d’une personne nommée: Pourquoi : Finances personnelles des employés. Les automatisations n’ont besoin que des totaux.
Enregistrements ou courriels de personnes qui n’ont pas été avisées: Pourquoi : La loi exige d’informer la personne. Une fois avisée, la donnée passe en « sous conditions ».
Fichiers d’identifiants: Pourquoi : Un seul affichage suffit à la fuite.

Sous conditions

Permis si la condition écrite est remplie. Sans la condition, la donnée est interdite.

Courriels, calendriers et pièces jointes d’affaires: Condition : Dans le compte de l’entreprise seulement, sur un forfait d’affaires, avec l’entraînement coupé.
Appels et réunions: Condition : Participants avisés avant ; enregistrement brut effacé après quelques jours ; résumé conservé.
Comptabilité de l’entreprise: Condition : Compte d’affaires, pour les dossiers dont vous êtes responsable.
Contrats, rémunération et actionnariat de personnes nommées: Condition : Le responsable seulement, pour une tâche précise.
Coordonnées d’affaires de contacts: Condition : Pour la relation d’affaires seulement : pas de revente, pas d’enrichissement par un tiers.
Outil d’IA qui n’est pas dans la liste approuvée: Condition : Demander d’abord au responsable.

Libre

La donnée circule sans précaution particulière.

Documentation publique, lois, normes: Libre
Procédures, méthodes et modèles sans nom de personne: Libre
Données d’essai fictives: Libre
Totaux et indicateurs sans nom, par exemple les ventes par point de vente: Libre
Notes de travail sans secret et sans nom de tiers lié à un fait personnel: Libre

En cas de doute, la donnée est interdite jusqu’à la réponse du responsable.

La règle de fond

Capter large, déclarer clair, garder court en brut, garder long en résumé.

Une page, pour toute votre équipe.

À la dernière séance d’installation, vous recevez une règle d’usage de l’IA d’une page, tirée de votre carte. Elle s’applique à tout outil d’IA utilisé pour le travail : assistant, tri de courriels, résumé de réunion, dictée.

Exemple de la page remise à votre équipe

Règle d’usage de l’IA

Ne jamais mettre dans un outil d’IA

Mots de passe, codes de sécurité, clés d’accès.
Numéros d’assurance sociale, de passeport ou de permis.
Numéros complets de cartes de paiement ou de comptes bancaires de tiers.
Renseignements de santé de toute personne.
Paie nominative : bulletins, retenues, salaire d’une personne nommée.
Enregistrements ou courriels de personnes qui n’ont pas été avisées.
Tout fichier d’identifiants.

Seulement sous conditions

Courriels, calendriers et pièces jointes d’affaires : dans le compte de l’entreprise seulement, avec l’entraînement coupé.
Appels et réunions : participants avisés avant, enregistrement brut effacé après quelques jours, résumé conservé.
Comptabilité de l’entreprise : compte d’affaires, pour les dossiers dont vous êtes responsable.
Contrats, rémunération et actionnariat de personnes nommées : le responsable seulement, pour une tâche précise.
Coordonnées d’affaires de contacts : pour la relation d’affaires seulement.
Outil d’IA qui n’est pas dans la liste du responsable : demandez d’abord.

Entre librement

Documentation publique, lois, normes.
Procédures et modèles sans nom de personne.
Données d’essai fictives.
Totaux et indicateurs sans nom.
Vos notes de travail, sans secret et sans nom de tiers lié à un fait personnel.

En cas de doute, la donnée est interdite jusqu’à la réponse du responsable.

Les 5 gestes de base

Compte de l’entreprise. Pour le travail, jamais un compte personnel.
Entraînement coupé. Le réglage est vérifié dans chaque outil. S’il vous semble changé, prévenez le responsable.
Aviser avant d’enregistrer. Dites : « Cet appel est enregistré et résumé par un outil d’IA. » Ajoutez cette phrase à vos invitations de réunion.
Relire avant d’envoyer. L’IA se trompe. Le texte envoyé est le vôtre.
Signaler un incident le jour même. Mauvais fichier envoyé, mot de passe collé, enregistrement sans avis : écrivez au responsable. Signalez aussi un doute.

Préparée avec Enrick Gatien, Delester. Cette règle est une méthode de gestion, pas un avis juridique.

Quatre mots utiles

Loi 25: La loi québécoise sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Elle oblige une entreprise à informer les personnes de ce qu’elle recueille, à limiter la conservation et à évaluer les risques avant un projet qui touche des renseignements personnels.
LPRPDE: La loi fédérale sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Au Québec, la Loi 25 reste la règle principale ; la loi fédérale compte surtout quand des renseignements sortent de la province.
Renseignement personnel: Toute information qui permet d’identifier une personne physique.
Entraînement: L’usage de vos données par le fournisseur pour améliorer ses modèles. On le coupe dans chaque outil, et on vérifie le réglage ensemble.

Et vos renseignements sur ce site ?

Cette page décrit la méthode appliquée dans votre entreprise. Ce que le site lui‑même recueille (le calendrier de réservation), où c’est gardé, combien de temps, et vos droits d’accès, de rectification et de retrait : tout est dans la politique de confidentialité. Le site ne dépose aucun témoin.

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La carte des données est une méthode de gestion, pas un avis juridique. Faites valider la lecture de la Loi 25 et de la LPRPDE par votre conseiller.

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